CASES DE SUCESSO: CAASO 2015

“Organizar um evento de formatura para 250 formandos – 250 sonhos que nós da comissão tínhamos na mão – foi uma tarefa muito difícil. Mas foi muito recompensante, no final as pessoas agradecendo, dizendo que foi muito melhor do que eles imaginavam; que foi a superação do trabalho da comissão e do sonho que eles tinham.”

 

A comissão CAASO (USP – São Carlos) de 2015, sofreu, errou, mas superou os percalços com a ajuda do Banco de Formaturas. Com certeza a maior conquista da comissão, foi transformar o sonho da festa de formatura de 250 formandos em realidade, com a colaboração da arrecadação antecipada e sistema prático que só o Banco de Formaturas oferece, a festa foi um sucesso!

A comissão do CAASO reúne 11 cursos do campus de São Carlos, sendo estes 10 de engenharia e 1 de arquitetura. Por se tratar de um alto número de formandos, a comissão se estruturou em uma diretoria, com presidente, tesoureiros, secretários e vices, assim como conta a Bruna, tesoureira da comissão.

A diretoria foi organizada no segundo semestre de 2011, e desde o primeiro momento sabiam que o principal problema que iriam enfrentar seria ligado às cobranças mensais dos alunos. A comissão procurou o Banco Itaú para abrir uma conta própria para arrecadação e cobrança, mas o fluxo de trabalho seria imenso, além das questões burocráticas.

“Conhecemos o Banco de Formaturas mais ou menos no segundo ano, em 2013. E, apesar de todo o trabalho, não me arrependo nem por um segundo, porque a parte da administração financeira que foi oferecida pelo BF era essencial. Eu não me imagino tendo um controle tão preciso da arrecadação mensal de 250 formandos ou de fazer a cobrança de todos os inadimplentes sem eles.”

O controle financeiro da comissão foi facilitado por diversas razões, sendo algumas delas:

  1. Facilidade e praticidade de visualização do status da arrecadação através do sistema do Banco de Formaturas.
  2. Suporte e apoio de relatórios diários, com números e valores de vendas de pacotes e mesas extras.
  3. Apoio da equipe do Banco de Formaturas.

“O Banco de Formaturas possui um sistema que abriga uma série de questões úteis em diversos pontos da formatura. Pelos relatórios do BF, conseguimos fazer a estimativa de quantas mesas e convites cada formando tinha, ou se todos pagaram as rifas… Os relatórios auxiliaram não só na parte financeira, mas também na organização do evento, na distribuição de convites, e também na escolha de mesas e desenho do mapa de salão.”

Antes mesmo da comissão fechar contrato com o Banco de Formaturas, é realizada uma consultoria para definir números e valores para a turma, como os valores do pacote de adesão, convites e mesas extras, número estimado de convidados da festa e data aproximada do fim da arrecadação.

Com todo o know-how de mercado de formaturas e ferramentas exclusivas que o Banco de Formaturas oferece, é fácil realizar esta estimativa levando em consideração o número de formandos e convites que cada um teria direito através do pacote de adesão, para que na hora H não falte dinheiro!

“Uma dica valiosa que eu posso dar é com certeza, sempre peçam ajuda do Banco de Formaturas para fazer os cálculo da festa. Se tem alguém que realmente tem know-how para isso, são eles. Com certeza, a decisão será muito mais precisa!”

No campus da USP São Carlos, após a comissão da Bruna fechar com o Banco de Formaturas em 2013, todas as comissões seguintes do CAASO fizeram a mesma escolha, ano após ano. E o motivo é a segurança, transparência e facilidade de poder contar com um serviço de arrecadação antecipada como o do BF.

Quer saber mais? Fale conosco!